Закрывающие документы
Какие закрывающие документы вы предоставляете?
Мы можем предоставить:
— акт выполненных работ на сумму комиссий;
— счёт-фактура;
— электронный счёт-фактура (ЭСФ);
— отчёт агента;
— счёт на оплату.
Важно: Мы не выписываем электронные акты выполненных работ (ЭАВР).
Где скачать закрывающие документы?
Закрывающие документы можно найти и скачать в личном кабинете Экстранета. Для этого:
Перейдите во вкладку «Счета».
Выберите «Agency» или «Merchant» в зависимости от модели работы.
«Agency», если гости платят за проживание на месте, а по итогу отчётного периода вы переводите комиссию нам. «Merchant», если гости оплачивают номера на сайте, а затем мы переводим оплату по бронированиям вам.
Если вы работаете по гибридной модели, у вас будет один пакет закрывающих документов за месяц: либо во вкладке «Agency», либо во вкладке «Merchant».
Закрывающие документы загружаются в личный кабинет 10–13 числа каждого месяца вне зависимости от праздников и выходных. Например, документы за сентябрь появятся 10–13 октября.
Как можно получить оригиналы закрывающих документов?
Получить закрывающие документы можно двумя способами:
Через сервисы электронного документооборота. Мы отправляем документы с помощью «Учёт. ЭДО» или «IDOCS», а вы подписываете их электронной цифровой подписью (ЭЦП). Если хотите начать работать с нами по ЭДО, напишите об этом на [email protected]. В письме укажите ID вашего объекта и электронный адрес, на который хотите получать документы.
По почте. Отправляем документы по указанному адресу. Чтобы получить бумажные версии документов, пожалуйста, отправьте на [email protected] Ф.И.О., телефон, адрес и ID объекта.
Особенности закрывающих документов
Prepay
Отель получает закрывающие документы на сумму комиссии Prepay за прошедший месяц.
Что требуется от отеля
Отражать бронирования в системе ведения бухучёта по полной стоимости тарифа, включая нашу комиссию, так как комиссия — это оплата со стороны отеля за пользование сервисом.
Выписывать нам реализацию на сумму бронирований за месяц с учётом нашей комиссии.
Например, если было бронирование на 100 000 тг., то 10 000 тг. из этой суммы — наша комиссия, а 90 000 тг. — чистая сумма прибыли отеля. Значит, закрывающие документы будут на 100 000 тг.
Комиссию Prepay оплачивать не нужно. Мы сразу удерживаем её при выплате отелю. Вы отражаете бронирования по полной стоимости тарифа, а затем получаете от нас документы на стоимость комиссии и оплату за вычетом комиссии, поэтому все суммы закрываются по нулям.
Не отражать комиссию предоплатного тарифа в реализациях мы не можем, так как являемся платным сервисом и комиссия — это наш доход.
Postpay
Отель получает закрывающие документы на сумму комиссии Postpay за прошедший месяц.
Что требуется от отеля
Выплатить нам сумму комиссии, указанную в закрывающих документах, согласно счета на оплату. При этом оформлять реализацию не нужно.
Hybrid (Prepay + Postpay)
Отель получает закрывающие документы по двум типам комиссии за прошедший месяц: по Prepay и Postpay.
Что требуется от отеля
Отражать бронирования Prepay по полной стоимости тарифа, то есть с учётом нашей комиссии.
Выписать нам реализацию на сумму бронирований prepay за месяц с учётом нашей комиссии.
Например, при бронированиях на 100 000 тг., 10 000 тг. составит наша комиссия, а прибыль отеля будет 90 000 тг. Значит, закрывающие документы нужно сделать на 100 000 тг.
В случае получения счета на оплату, во вкладке agency — оплатить сумму указанную в счёте.
При работе по модели Hybrid действует система взаимозачета задолженности:
Merchant — мы оплачиваем в пользу отеля стоимость всех бронирований prepay за вычетом комиссий prepay и postpay, в данном случае оплата от отеля в пользу Emerging Travel Kazakhstan не требуется.
Agency — отель платит в нашу пользу, в случае если комиссия по бронированиям postpay была больше чем задолженность Emerging Travel Kazakhstan перед отелем.
Нетто
Отель получает закрывающие документы, если за прошедший месяц было хотя бы одно бронирование с комиссией. Если бронирований с комиссией не было, мы не предоставляем электронный счёт-фактуру (ЭСФ), поскольку Нетто-тариф — это тариф без нашей комиссии.
Однако реализацию товарно-материальных запасов (ТМЗ) и услуг нужно сформировать в любом случае, чтобы отобразить бронирования, которые прошли через сервис в конкретный месяц. В этом случае указывать суммы комиссии не нужно.
Выплаты
Как производятся взаимные выплаты?
Мы перечисляем деньги отелю на 10–15 рабочий день месяца, следующего за отчётным. Например, выплата за сентябрь придёт 21–22 октября.
Информацию о дате и сумме будущей выплаты можно увидеть в личном кабинете, во вкладке «Счета» — «Merchant».
Выплата нам от отеля производится в соответствии со счётом на оплату.
Как рассчитывается сумма выплаты?
Prepay
Отель получает выплату уже за вычетом нашей комиссии.
Postpay
Отель получает и оплачивает счёт на сумму всех комиссий за прошедший месяц.
Hybrid (Prepay + Postpay)
Работаем по взаимозачёту: сторона, которая должна больше, выплачивает разницу.
Способ расчёта
Шаг 1. Сначала мы вычисляем, какую сумму должны отелю.
Общая сумма предоплатных бронирований – Комиссия Prepay = Сумма выплаты от нас отелю.
Шаг 2. Затем определяем, кто должен больше (мы отелю или отель нам), и, соответственно, обязан выплатить разницу.
Шаг 3. Вычисляем сумму разницы, которую должна выплатить одна из сторон.
Если предварительная сумма выплаты от нас отелю больше, чем комиссия Postpay, значит, разницу выплачиваем мы.
Предварительная сумма выплаты prepay – комиссия Postpay = Сумма выплаты от нас отелю.
А если предварительная сумма выплаты от нас отелю меньше, чем комиссия Postpay, то разницу выплачивает отель:
Комиссия Postpay – Предварительная сумма выплаты от нас отелю (prepay) = Сумма выплаты нам от отеля.
Пример расчёта, когда разницу выплачиваем мы
Допустим, у вас было 5 предоплаченных бронирований на 100 000 тг., из них 20 000 тг. — наша комиссия Prepay. По постоплате прошло 2 бронирования на 50 000 тг., из которых 10 000 тг. — наша комиссия Postpay.
Шаг 1. 100 000 (общая сумма предоплатных бронирований) – 20 000 (комиссия Prepay) = 80 000 (предварительная сумма выплаты от нас отелю).
Шаг 2. 80 000 (предварительная сумма выплаты от нас отелю) > 10 000 (комиссия Postpay), значит мы выплачиваем отелю разницу.
Шаг 3. 80 000 (предварительная сумма выплаты от нас отелю) – 10 000 (комиссия Postpay) = 70 000 (сумма выплаты в пользу отеля).
Пример расчёта, когда разницу выплачивает отель
Предположим, у вас было 2 предоплаченных бронирования на 50 000 тг., из них 10 000 тг. — наша комиссия Prepay. По постоплате прошло 15 бронирований на 400 000 тг., из которых 50 000 тг. — наша комиссия Postpay.
Шаг 1. 50 000 (общая сумма предоплатных бронирований) – 10 000 (комиссия Prepay) = 40 000 тг. (предварительная сумма выплаты от нас отелю).
Шаг 2. 40 000 (предварительная сумма выплаты от нас отелю) ＜ 50 000 (комиссия Postpay).
Шаг 3. 50 000 (комиссия Postpay) – 40 000 тг. (предварительная сумма выплаты отелю от нас) = 10 000 (сумма выплаты нам от отеля).
Почему выплата не поступила?
Распространённая причина — ошибка в реквизитах. Пожалуйста, проверьте юридическую информацию в действующем договоре. Для этого в личном кабинете перейдите во вкладку «Счета» — «Юридическая информация». Действующий договор обозначен зелёной пометкой «Действует».
Убедитесь, что все параметры заполнены верно:
в номере счёта нет ошибок;
расчётный счёт принадлежит тому ИП или ТОО, с которым заключён договор;
указан расчётный счёт в тенге.
указанный БИН корректный
Если нашли ошибку, нужно подписать новый договор. Изменить реквизиты в текущем документе невозможно. Пожалуйста, обратитесь к куратору, если нужна помощь.
Счета на оплату при работе с депозитом
При работе с депозитом отелю ежемесячно выписывается счёт на оплату. Разберём на примере почему.
Допустим, у отеля был депозит на 1 000 000 тг., а бронирований за вычетом комиссии — на 300 000 тг. Получается остаток депозита — 700 000 тг. Так как на данную сумму ещё нет закрывающих документов за будущие бронирования, она отображается как «долг» отеля перед нами.
Оплачивать эту сумму не нужно, в случае если у вас только бронирования оплаченные на сайте (prepay). Если вам мешает счёт со статусом «Не оплачен», мы можем отметить его как оплаченный. Для этого напишите на [email protected].
Если у Вас были бронирования оплаченные в отеле (postpay) — необходимо оплатить только сумму комиссии за данные бронирования, для того чтоб у вас отображалась корректная сумма в счёте на оплату, исключительно на сумму комиссии postpay — напишите на [email protected].